Urlop bezpłatny może zostać udzielony tylko na pisemny wniosek pracownika. Nie ma powszechnie obowiązującego wzoru wniosku o taki urlop. Pracodawca może opracować własny wzór. Ale zawsze z wniosku powinno wynikać, na jak długo pracownik chce pójść na urlop. Przepisy nie określają, z jakim wyprzedzeniem trzeba złożyć wniosek o ten urlop, ale na pewno odpowiednio wcześnie, by pracodawca mógł zaplanować pracę. Wniosek nie musi być uzasadniony. Pracodawca nie powinien uzależniać udzielenia urlopu od tego, jak pracownik zamierza go wykorzystać. Ale dobre uzasadnienie może przekonać szefa o konieczności udzielenia urlopu (np. opieka nad chorym członkiem rodziny). Ale uwaga! Pracodawca nie ma obowiązku godzić się na udzielenie urlopu bezpłatnego – to jego dobra wola. Podejmując decyzję, ocenia, czy zakład poradzi sobie pod nieobecność pracownika.